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財務外包(Financial Outsourcing)

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發表時間:2021-04-27 11:54

目錄

1 財務外包的涵義

2 財務外包的主要內容

3 財務外包的優點和不足

4 財務外包的四大原則

5 我國企業實施財務外包的對策

財務外包的涵義

  財務外包是近年來在西方國家發展較快的一種財務管理模式,是企業將財務管理過程中的某些事項或流程外包給外部專業機構代為操作和執行的一種財務戰略管理模式。財務外包根據其外包形式可分為傳統財務外包和現代網絡財務外包。

  傳統財務外包主要是將整個財務管理活動根據企業的需要分解成若干模塊,如總帳核算、往來帳款管理、工資核算、固定資產管理、報表系統、納稅申報等模塊,將這些模塊中企業不擅長管理或不具有比較優勢的部分外包給那些在該方面居于行業領先水準的專業機構處理。如將財務資金管理外包給銀行等金融機構管理、將應收帳款外包給收帳公司去管理等。

  現代網絡財務外包是利用提供財務應用服務的網絡公司(如ASP,即應用服務提供商)搭建的網絡財務應用平臺,通過合同或協議的形式,企業將全部或部分財務系統業務外包給服務商,由服務商通過互聯網上的專營網站替代企業執行財務操作流程及財務信息的生產職能,而分析、決策的職能仍由本單位高層財務管理人員執行,同時服務商保證財務信息質量并給予必要的咨詢和指導的一種財務外包方式?,F代網絡財務外包是網絡技術普及后傳統財務外包發展的高級形式,各項外包財務職能通過網絡技術平臺形成有機的邏輯聯系,這種方式還可以實現整體財務職能的外包,而且效率極高。本文主要探討現代網絡財務外包的可行性。

財務外包的主要內容

  近些年來,財務管理職能特別是決策支持職能在企業各項管理職能中越來越重要,財務操作流程也隨之越來越精細,這極大地豐富了財務外包的內容。就目前情況而言,中國企業在財務外包市場發展的初期可以將以下相對較為獨立的工作操作環節外包給專業機構:

1.員工工資外包。這樣可以很好地解決員工工資保密性問題。所有的信息都在服務商那里,企業內部員工無法打聽。員工的工資外包是目前國外****的財務外包形式,在美國有五分之一的企業把員工的工資、福利待遇等外包。

2.稅務外包。目前國內企業在稅務方面對政府依賴性強,國內的稅務制度十分復雜,合規性要求很高,一旦違規將支付很高的成本。企業難以在內部找到足夠精通稅務的員工,所以國內企業稅務外包機會很多。目前國外企業在進行經濟交易之前,都以稅務優先,需要咨詢稅務顧問,還經常請稅務顧問對公司財務進行健康檢查以降低成本。

3.財務報告。中國的企業在經營管理過程中需要受到許多主管部門或市場監管部門的監督,監督的主要形式是對財務報告進行審查,而且公司還要將財務報告提供給各種類型的利益關系人。財務報告是否滿足各主體的要求,是否符合會計制度和準則的規定,對企業的發展至關重要。因此,企業可以選擇專業服務機構來編制財務報告。

4.差旅費和招待費。對于企業而言,差旅費和招待費不是小問題,往往占了費用的相當大比例。而且,這兩種費用的控制比較復雜和繁瑣,企業往往是鞭長莫及,是違規違紀多發地段。要想管理好,需要大量的專業人員和十分具體和詳細的制度。例如,什么級別的員工出差住什么標準的房間,乘坐什么類別和級別的交通工具,什么級別的員工有多大的招待費金額及授權等等。這些制度均需要詳細規定并定期監督檢查執行情況,給企業管理帶來很大的復雜性和內耗。因此,將差旅費和招待費外包給專業化的服務商,可以及時反饋費用支出信息,幫助企業監控費用預算執行情況,外部監管部門也比較能夠認可支出的合法合規性。而且,這些服務商往往與酒店和交通部門采取業務協作的方式,還可以取得較好地價格折扣,降低差旅費和招待費支出。

5.應收帳款。應收帳款對企業特別是商業流通性企業的財務管理十分重要,如果因管理不善而出現大量拖欠,會給公司造成資金緊張、壞帳損失等不良后果,嚴重的甚至會撼動公司的財務基礎。應收帳款核算、分析及管理需要耗費大量的時間和人力,而且需要的專業化管理能力較高。所以,應收帳款外包可以解決公司自身管理能力不足的問題,提高資金運轉效率,具有較大的市場前景。

  由此可見,企業不僅可以將工資、報告、應收帳款等外包,還可以委托外部專業公司設置財務制度和納稅咨詢、編制工程預算決算和單位審計任務等等。財務外包的內容可以是一個部門,也可以是一項業務,甚至是一項具體的財務職能。

財務外包的優點和不足

一、財務外包的優點

1.降低企業資本性支出和費用成本

  據IBM的全球財務總監(CFO)調查顯示:信息化、外包和共享服務是現代企業三種最有效削減成本的途徑。隨著現代財務管理的規范化和電算化的發展,企業必須購買相應的財務軟硬件設備,而這些設備設施的購買成本非常昂貴。財務外包后,首先,企業不需要為完成一些財務職能而購建相應的軟硬件設備,這樣可以減少一次性資本支出,節省軟件調試費用。

  其次,財務外包使企業避免系統運行所需的日常維護成本和系統的升級成本,不會被財務軟件和硬件系統的日常維護工作困擾,從而真正將資源投放在提高企業管理水平及發展企業自身的核心競爭力上來。而且,財務外包可根據實際使用外包服務的情況逐期發生運營費用,均衡了企業的運營費用。

  財務外包將企業業務繁雜、價值含量小的環節或者企業并不擅長的環節進行外包,可以削減開支,而且能通過外包商獲得的規模效應從而享受極低的外包成本。BP(英國石油)公司可以說是最早從財務管理外包中受惠的公司之一。早在10 年前,BP公司就將北海鉆油工程項目的會計業務轉包給**的咨詢公司埃森哲,并在埃森哲的幫助下實現了成本減半。而飛利浦電子集團公司的財務外包案例也同樣鼓舞人心,他們通過外包財務活動降低成本,并通過提供更好的業務評估使策略計劃更加有效。這樣通過理順財務流程,使財務報告更加靈活,更加適用于決策者。其結果是公司的銷售額逐年上升,但是公司的員工人數卻在1993年和1996年兩次下降。

  最后,財務外包降低了人工成本。企業財務外包避免了維護財務管理應用系統雇傭的IT人員和從事外包環節的財務人員的成本,尤其是IT人員,其成本往往高于企業整體人員的成本水平。不僅如此,財務外包還可以減少大量的附加成本,包括休假、福利、加班費等。從國外企業外包的實踐來看,外包能夠大幅降低企業成本。如新加坡航空公司把財務部門的部分財會工作外包給其他公司后,裁退了財務部門和計算機部門的80名員工,財務人工成本節省了約兩成。

2.改善企業管理質量,提高工作合規性,增強財務透明度

  如果讓大家都做自己所擅長的事情,那么利益將是**化的,這一經濟學原理是對財務外包提高企業管理能力**的說明。財務中的某些流程外包,必然會給管理者節省一些時間,他們可以利用這些時間去關注企業的主營業務,提高管理質量。而且,財務外包打破了財務管理的空間、時間界限,實現財務工作的在線辦公,大大提高了工作效率,準確及時的財務信息可以使企業決策更加科學,更為迅速地應對市場的變化。

  從我國企業赴海外上市開始,財務信息的問題就遭到了海外投資者和監管者的強烈質疑,這已經嚴重阻礙了中國企業在國際資本市場的融資,影響企業跨國經營戰略的實現。財務信息的可靠性和透明度已成為信息使用者最關注的焦點。實施財務外包有利于解決這一焦點問題,使財務信息更加規范和透明。一方面,服務商專業人員的執業水平和服務商的專業管理能力使會計信息虛假的概率降到最低,從而保證提供的財務信息質量;服務商是作為第三方獨立存在的,由它們操作的財務信息應該更具客觀性和可信度,而且服務商一般在業界具有較高的聲譽,上市公司通過財務外包產生的信息,監管機構和海外投資者更能認可,能夠為企業贏得更好的市場形象。另一方面,隨著國內信用體系的建設和完善,以及服務商對客戶的需求,服務商泄漏信息的風險也不會高于企業自行處理財務業務泄漏信息的風險。

3.突出主營業務,接觸新管理理念的便捷途徑

  財務外包屬于一種商業手段,目標是要實現內外部**資源的整合,提升企業競爭力。隨著市場經濟的發展,在追求價值**化的驅動下,企業間的競爭也日益增強,促使企業努力提高各方面的比較優勢,以便在競爭中獲勝。作為一個企業,資金、人員等方面的資源具有一定的限制,提高管理不可能面面俱到,主輔不分。這就使企業不得不將有限的精力專注于自己的核心領域,集中發展和管理核心部門,突出主營業務優勢,占據更大的市場份額。財務外包一方面可以突出企業的主業,另一方面可以借用外部機構的專業優勢來實現和挖掘外包流程的增值潛力。

  財務外包服務商的性質和使命決定了它一般是市場上同類業務的領先者,具有先進的管理理念和技術手段。財務外包不僅使企業獲得高質量的服務效果,而且可以使企業的相關人員接觸該行業的先進財務管理方法,這對企業人員是一種最直接的培訓和技術轉移。而且外包服務商還可以給企業提供先進的技術幫助,幫助企業改善管理水平。如工資發放業務,美國的普華永道事務所就會給公司提供比較深入的計劃,在不影響員工士氣的情況下,安排福利的標準、人員的調撥以及幫助員工迅速適應當地環境等。通過他們的服務,企業借鑒并采用了一些先進的管理方式,受益匪淺。

4.更好地管理人力資源

  財務外包不僅能夠降低成本,而且有利于人事管理。由于財務部門的特殊性,許多崗位不能兼職,只能分設,如出納不能兼會計檔案管理工作等;財務部門為了防范風險,還需定期進行崗位輪換或強制休假;財務軟件運行和維護也需要一定數量的IT人員。因此,一般企業的財務部門人員較多。人員越多,人際關系越復雜,越不利于人事管理。外包后,不僅可以減少大量的相關業務人員;而且也避免了由于員工的工作情緒、傷病事假而引起的人員更換帶來的工作不連貫,消除了人事經理甚至總經理為管理這些人員花費的時間和精力,他們可以利用這些時間更好地協調、管理現有的人力資源管理工作。

  實踐證明,外包在以下六個關鍵領域為企業帶來顯著的財務優勢:規模經濟、過程經濟、財務報表、現金流、IT效率提高和成本節盛分擔風險與分享成果。外包愈來愈成為企業控制成本費用,提高財務管理成效最為顯著的一種管理體系。

二、財務外包的不足

  在2000年,用友公司曾經成立偉庫網絡技術公司,希望通過互聯網的方式向中小用戶提供財務軟件服務,用戶不需要擁有自己的財務軟件和軟、硬件基礎設施,只要登錄到偉庫的網絡,進入自己的賬戶,輸入財務單據,就可以在網上記賬、出報表。但事實證明,沒有企業愿意把自己的財務外包出去。這主要是因為目前我國,企業實施財務外包還有許多的不足之處。

  財務外包的不足可以從兩個角度來看,一個是從企業的角度,另一個是從服務機構的角度。

1.從企業的角度看財務外包的不足

(1)排斥財務外包

  由于中國傳統思想的影響,許多企業認為財務是企業的重要部門,是企業的機密。如果外包出去,很可能會使財務信息泄露出去,從而對企業造成嚴重影響。因此,中國企業對財務外包有一種排斥心理,有些企業雖有心嘗試,但出于種種考慮,遲遲未付諸于行動。

(2)不能有效配合

  有些企業將財務部分外包出去,但當專業機構來了解企業情況時,企業卻因重重顧慮將重要信息隱瞞,導致專業機構不能很好地發揮自己的職能,提供高質量的服務,甚至使兩者之間的合作難以繼續。如果企業因為自身或對方的原因而更換服務機構,導致服務中斷,不但不能獲得高質量的服務,降低成本,反而會因服務機構的重新選擇而使業務處理滯后,增加成本,這是企業最不愿看到的結果。

(3)缺乏靈活性

  主要表現在溝通不暢和時效性差兩個方面。外包商介于企業和與企業有業務往來的其他企業或金融機構之間,是雙方溝通的橋梁。傳遞信息的環節與次數越多,越會影響到信息的真實性和可靠性,進而影響企業財務工作的展開。不少企業以為“一包了事”,對財務管理工作不聞不問。結果,提高財務管理水平的目的不僅沒有達到,還由于缺乏和外包商的溝通而使財務管理工作陷入混亂。另外,實行財務外包的外部專業機構的人員都是隔一段時間才去企業一次,為企業進行相應的服務,通常是一定時期給企業反饋一次財務信息和意見,這和企業自己的財務人員一天反饋一次財務信息相比,當然就顯得比較緩慢。

(4)喪失掌握專業技能的機會

  從根本上講,企業財務管理是企業專業化知識和技能的集合,它對企業的作用在于用動態的整合資金和資源的能力提供與企業環境變化相適應的管理策略和應變能力。許多對外包策略持批評態度的學者和企業家認為,目前許多企業的外包實踐很可能只獲得了短期的競爭優勢,而喪失了掌握專業技能和積極開展創新以構建未來核心能力的機會。有的企業由于起點低、實力弱,在財務管理理念和手段上還處于相對落后的狀態,這制約了其發展。如果將部分財務管理活動外包給外部服務商,雖然在一定程度上能夠獲得專業化、低成本等競爭優勢,但同時喪失了提高企業自身財務管理能力的機會。核心管理能力的缺乏必然不利于企業的長遠發展。

2.從服務機構的角度看財務外包的不足

(1)服務機構不健全

  我國財務外包市場起步較晚,雖然有了一定的發展,但在發展中仍然存在一些不足。財務外包市場專業服務機構不健全,有些機構人員專業知識不過硬,缺乏工作經驗;也有些人員思想道德修養匱乏,不能為企業很好的保守秘密,為了個人利益,損害企業利益。這是很多企業不愿將財務外包的原因。

(2)收費沒有統一標準

  財務外包是一個新興行業,國家沒有對此項業務的收費作統一規定,因此怎樣收費完全是雙方博弈的結果。很難說這項業務收費是否合理以及對企業有利或是對服務機構有利。隨著財務外包的發展,會有越來越多的專業人士加入到這個行業中來,當專業服務機構數量多到一定程度時,沒有人能保證它不會向審計市場那樣出現惡性競爭,因此應及早制定一套統一的收費標準。

財務外包的四大原則

  在決定把應收賬款、薪酬管理或其他財務方面的業務外包出去之前,先仔細地考慮一下,從長遠的角度來說,這樣做的效果是否比在企業內部自己處理更好。為了謹慎起見,企業可以參考以下的指導原則:

1.做正確的選擇。只有當出現迫切的理由時,企業才應該考慮進行業務外包。而且,企業必須能夠確定,從長期來講,將這些業務外包的效果要比自行處理更好。

  當Equifax公司和普華永道簽署外包協議時,該公司已經不是**次考慮外包其財會業務了。過去Equifax公司就曾考慮過將某些業務,例如薪酬和福利管理,“一次性”地外包給多家公司。然而,他們發現,從總體來說,如果用這種方式來處理外包業務,那么行政管理方面須要花費在處理與這些公司的關系上的時間就會耗掉原本通過外包所節約的成本。所以,這種做法通常只會白白浪費精力。

  為了避免出現這種情況,Equifax公司開始從更廣泛的角度去尋求外包合作,希望能夠找到一個關系比較容易處理的合作伙伴,同時從這個合作關系中獲益。在全面評估了財會部門中所有以交易為基礎的業務流程之后,該公司根據這些流程能否達到公司的兩大目標為標準來選擇哪些流程應該外包,這兩大目標就是:一,降低成本;二,提高公司從財會部門所得到的支持和服務的水準。

2.找到合適的合作伙伴。在選擇外包合作伙伴的時候,企業應該重點尋找的服務商,必須是那些對其業務有所了解,并且能夠提供適當水平的服務的公司。和其他規模相近、情況類似,并且曾經和外包服務商打過交道的企業進行交流,會是一個幫助你掌握情況的好辦法。雖然節省成本是進行外包的一個主要目的,但是如果采用價低者得的方式則不會有什么好的收效。這樣做通常會使企業陷入被拖欠付款的境地,因為服務商的成本使得它們的服務無法及時跟進。

3.制定合適的指標。高級經理們一旦確定了要外包的業務類型和具體內容,下一步就是擬訂一份合同或服務協議,具體闡明合作關系中雙方的責任和義務,以及用于評估這一關系的相關指標。對大多數企業來說,最困難的就是如何在把成本進行具體細分和制定令人頭痛的績效評估標準之間取得平衡。要找到一個平衡點,企業必須找出績效的5個最主要的動因,并且為每個動因制定5項評估指標。這些指標不能是主觀的,而且不能被任意解釋。它們必須能夠被清楚地量化,而且具有客觀性,比如說完成一項交易所需要的時間,或者是交易成本。

  一旦指標被確立,在外包合作關系開始之前,企業就應該給每項指標制定相應的績效標桿,也可以使用**實踐的數據作為提高績效的指引。

4.保障順利過渡。在整個的外包過程中,**的挑戰可能就是如何在保持業務的正常運作不受過多影響的前提下,使這個外包業務能夠順利過渡。要做到這一點,企業就必須考慮專門為此設立一個項目辦公室,由首席財務官或其他有著重大影響力的企業成員發起并主導這一過程。

  決定能否順利過渡的另外一個環節是溝通和人員管理的問題。讓企業里的每個人都知道你在做什么,為什么要這么做,外包的合作伙伴是誰,以及這個決定會起到什么樣的效果。這些對于確立起員工對這一過程和外包決策的信心和鼓舞士氣是非常重要的,同樣,它們對于爭取員工在過渡時期和建立良好外包合作關系上的配合也是很重要的。如果有人會因此丟了飯碗(或者認為會因此而丟飯碗),那么企業可能就要提供額外的獎金來留住核心人員。

我國企業實施財務外包的對策

1.更新觀念,正確認識財務外包

  財務外包是企業解決自身財務問題的捷徑,但是它并不能讓企業所有的財務問題都得到解決。事實上,財務外包只能減輕企業的一部分工作量,而不是全部。管理人員要擺脫那種認為業務外包意味著某項工作不重要,把財務外包看作是“問題外包”,放棄責任的看法,應該認識到財務外包是一種充分利用外部資源、發展企業核心業務的重要手段。要使財務外包行之有效,企業要善于利用外面的特殊人才和能力,這是最能產生價值的因素。

  因此,必須從戰略的角度看待財務外包,將企業資源集中在效率高、效益好、柔性強、有發展前途的財務業務中;**限度的利用外包商在專業技能上的長處。同時還要注意自身財務人員的培養。企業將簡單的財務業務外包出去,目的就是將自己有限的財務人員用于財務分析及戰略的制定上來,所以財務外包之后,對財務人員的培養仍然必不可少。只有這樣才能從根本上提高本企業的財務管理水平,更好地為企業決策服務。

2.合理確定財務外包的邊界

  確定財務外包的邊界就是確定哪些業務可以外包,哪些業務必須自己來做。任何一個企業不論規模大孝實力強弱,都擁有其核心技術和優勢資源。任何產品和服務的生產都牽涉到一系列的活動,核心職能業務需要其他非核心業務的支持。如果擬外包的職能對其核心競爭能力、核心控制力起著舉足輕重的作用,構成長期戰略的一部分,就不宜為了短期目標實施外包策略。也就是說,決定是否外包的時候,不能過分強調短期效益。

  因此,企業在實施財務外包策略時,要充分考慮其自身的財務管理能力和可能涉及到的商業機密及潛在的風險,合理確定財務外包邊界,權衡利弊輕重,將財務中的弱勢資源外包出去,同時保證外包策略的實施不會損害其它部門的利益或影響企業的戰略規劃。

3.選擇合適的外包商

  由于外包會導致對外部供應商或服務提供商某種程度上的依賴,并考慮到高昂的轉移成本和財務信息泄漏的風險,因此,確定好將要外包的部門或職能后,最重要的就是選擇合適的合作伙伴。選擇合作伙伴時,最應考慮的問題就是戰略伙伴的業務能力、發展戰略與經營理念,因為雙方不是簡單的買賣關系,而是一個利益共同體。企業應對外包商進行充分評估,選擇那些真正與企業的業務有一定關聯,并有足夠的能力且愿意解決本企業困難的外包商作為長期外包合作伙伴。

  企業在選擇外包服務提供公司時應客觀考慮以下幾個因素:首先,質量承諾能否滿足企業預期要求、是否有能力解決企業的問題等是挑選外包商的首要因素。其次,價格是企業應考慮的另一個因素。企業進行財務外包的一個重要原因是降低成本,在選擇外包商時,當其他條件相差無幾時應該選擇要價最低的外包商。再次,外包服務的專業程度,服務過的企業越多,財務管理時間越長,財務管理經驗越豐富,市場地位及市場成熟度越高的外包商越值得信賴。

4.簽訂詳細的合約

  目前中國的信譽體系還是比較脆弱,只能靠制度來培育信用,財務外包的**目的是降低成本、遵從法規、行業整合、降低環境復雜性和接觸新技術和管理門戶。如果受信用危機的打擊,公司的成本必然加大,外包就沒有任何意義。所以企業在實施財務外包之前,要制定好詳細的合約。與外包商簽定的合約中不僅要包括外包的具體業務、價格、期限、雙方的責任和義務等問題,還要根據財務外包的特殊性,就某些特殊問題進行詳細說明。

  首先,企業與外包商必須在合約中明確財務的收益分配和風險承擔原則。即選擇合適的外包方式,通過與外包商進行充分協商,在外包商的獨立程度與企業的控制能力之間建立有利于雙方的制衡機制,明確收益分配標準和責任歸屬,權利與義務,使風險和收益得到理想的平衡。其次,由于財務部門涉及眾多的商業機密,所以簽訂合約時必須在充分了解提供外包的公司為保守商業秘密而采取的措施、處理相關業務人員的職業道德和外包公司內部制定的防范制度的基礎上,就財務信息的保密措施簽訂詳細的條款。既要提高效率,又要避免商業秘密的泄漏是財務外包決策的原則。同時還要注意外包的應只是公司財務中相對基礎的部分和薄弱的管理部分。最后,合約中應當考慮可能發生的變化并商定一個處理這些變化的程序。這樣才能保證財務外包的健康進行。

5.利用IT技術實現財務外包的對接

  對于國內大多數實施財務外包的企業來說,由于企業與外包商之間的財務信息和單證傳遞的頻率較低(基本上一個月兩三次),所以多用人工或信件傳遞的方式。但在路途遙遠、信息傳遞量大而頻繁的情況下,人工傳遞就顯得效率低下。因此,在信息技術快速普及和廣泛應用的今天,企業實行財務外包策略,必須以網絡信息技術為依托。在網絡環境下,企業要保證財務外包策略的有效實施,除了更新經營管理理念,使之與時俱進外,還必須更新和升級配套的硬件設備,完善企業內聯網,并充分利用企業外聯網、國際互聯網等信息高速流通渠道。同時,還要提高企業內部財務人員處理信息的技術能力和水平,利用網絡平臺和信息技術,對財務外包實行全天候監控,并做出及時反應。真正實現企業同外包商的對接。

6.避免對外包商的過分依賴

  企業通過財務外包的方法來擺脫財務管理失控的局面,獲得較高品質的專業服務,可以說已經得到了廣泛的認可。但是,企業很可能會因為長期依賴外部條件,形成**性弱視,從而喪失自身財務在計劃制定和決策支持方面的能力。隨著企業的發展壯大,業務量達到一定程度時,企業要有意識地擺脫對財務外包的過分依賴。在外部咨詢力量的幫助下,建立健全自己的財務組織和財務流程,否則將難以適應物流、應收賬款和現金流管理日益增長的壓力。只有這樣才能讓財務外包真正成為公司進一步發展的戰略資源。


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